Hoe selecteer je een communicatiebureau

Het is heel inspirerend en verrassend om eens aan de andere kant van de tafel te zitten bij een bureaupitch. In het verleden heb ik vaak vanuit communicatiebureaus pitches gedaan bij potentiële klanten. Soms ging dat goed, andere keren werd de plank volledig misgeslagen en zat je met geknepen billen aan tafel. Vorige maand zat ik aan de andere kant van de tafel. Vanuit mijn huidige opdracht als interim communicatiemanager zocht ik een bureau om een organisatieverhaal te laten schrijven, een nieuwe naam en logo te ontwikkelen en dat te vertalen in een huisstijl. Een mooie brede opdracht. Als opdrachtgever werd ik echt geïnspireerd door de mensen waarmee in praatte, omdat zij communicatie benaderen vanuit een andere achtergrond en daarmee vanuit een andere invalshoek. Bovendien gebruiken zij een ander jargon en moet je soms echt de diepte in om elkaar te begrijpen, juist omdat het uiteindelijk vaak om kleine verschillen gaat, en je al pratend tot elkaar komt.

Dit zijn mijn ervaringen en tips voor opdrachtgevers en bureaus:

Via LinkedIn heb ik een oproep gedaan. En ik moet zeggen, dat werkt prima. Ik kreeg een mooi aantal reacties, maar ook weer niet zoveel dat ik volledig overspoeld werd. Belangrijk is dat je heel duidelijk bent over wat je zoekt. Dat voorkomt een hoop tijd voor beide partijen.

De selectie heb ik opgeknipt in twee delen. Alle bureaus die ik heb gesproken heb ik op een long list gezet. Mijn top-3 op de longlist werd de shortlist. Hoe kom je op de shortlist? Ik heb gekozen voor partijen die snel en duidelijk reageerden op vragen, mensen waarmee ik tijdens het telefoongesprek, of de telefoongesprekken een klik had en wiens voorstel aansloot bij de vraag. Klinkt heel logisch, toch? De vraag was: Kun je een organisatieverhaal schrijven, en dat gebruiken als basis voor een naam, logo en huisstijl, hoe zie je het proces voor je en kun je een kostenindicatie geven. Ik kreeg als antwoord op deze vraag onder andere een tarievenlijstje. Eh, het feit dat we elkaar goed kennen betekent niet dat ik geen professioneel voorstel van je verwacht. Denk je nou echt dat ik naar de directie ga met een tarievenlijst? Nee dus. Het antwoord op mijn vraag is ook geen communicatiestrategie van 19 pagina’s. Ten eerste heb ik geen tijd om door al die pagina’s te zoeken naar wat ik nu echt nodig heb en een communicatiestrategie kan ik samen met mijn collega’s schrijven. De partijen op de shortlist hadden een half A-4-tje geschreven of een paar slides gemaakt, kort en duidelijk. Daar kan ik wat mee.

Met de drie partijen op de shortlist heb ik, samen met een directielid, een online afspraak gemaakt. Ik had de drie partijen liever op ons kantoor ontvangen, maar we kregen de agenda’s niet op tijd op elkaar afgestemd. Wat me opviel in de gesprekken was het grote verschil in voorbereiding. Een partij had een korte presentatie gemaakt. Ik kon zien dat ze hadden nagedacht over ons vraagstuk en over de branche. Dat was meer dan genoeg compensatie voor het feit dat ze nog geen ervaring hadden in onze branche. Een andere partij dacht dat het om een kennismakingsgesprek ging. Natuurlijk willen we kennismaken, maar we willen ook zien dat je hebt nagedacht.
Uiteindelijk hebben we gekozen voor een partij die affiniteit heeft met onze branche, die in de buurt gevestigd is. Normaliter vind ik dat niet zo belangrijk, maar nabij is een belangrijke waarde voor mijn opdrachtgever. En we denken dat deze partij ook op de lange termijn opdrachten voor ons kan doen.

Wat me opviel in het hele traject is dat mensen heel weinig vragen. Zelf ben ik gewend om heel veel te vragen, omdat het me kennis oplevert over degene waar ik mee praat, over de organisatie en over de branche. Daarmee kan ik een voorstel maken en een gesprek voeren dat goed aansluit op hetgeen gezocht wordt. Of ik maak in het traject zelf al de keuze dat een opdracht of een opdrachtgever niet bij mij past.

Idealiter hadden we de afspraken met de bureaus op de shortlist op locatie gemaakt. Dat geeft hen ook een veel beter beeld van onze organisatie, maar door tijdgebrek, onder andere door de naderende zomervakantie lukte dat niet. En ik had meer kunnen nadenken en intern bespreken wat onze drie belangrijkste criteria zouden zijn voor de keuze, zodat ik daar al vragen over had kunnen stellen aan de bureaus op de shortlist.