Van drie naar een - Communicatiemanagement

In maart 2022 startten we met drie maatschappelijke kinderopvangorganisaties, in Vianen, Culemborg en Leerdam, met elk hun hun eigen communicatiemedewerker, werkwijzen en systemen. Op 1 januari 2023 stond er een afdeling met geharmoniseerde werkwijzen en systemen en een nieuwe positionering, naam en huisstijl. Een mooi resultaat dat we als communicatieteam, samen met professionele externen hebben bereikt.

Samen naar een nieuwe organisatie
De fusie van drie kinderopvangorganisaties was al een uitdaging op zich, maar het meekrijgen van de medewerkers misschien wel de grootste van allemaal. De communicatieafdeling van Dichtbij ondersteunde HR en locatiemanagers bij hun communicatie met medewerkers op de groepen. Er werd een fusienieuwsbrief ontwikkeld waarin medewerkers konden lezen over de uitdagingen en successen en hun rol daarin. Ook werden er video’s gebruikt waarin de bestuurder nieuws deelde of medewerkers uitnodigde om mee te praten zodat zij werden betrokken bij het fusieproces.

Maar dat was nog niet alles. Dichtbij communicatie zorgde ook voor cadeautjes voor medewerkers. Deze werden naar de locaties gebracht door managers om op een leuke manier kennis te maken met medewerkers, kinderen en het werk op de groepen. Feestelijke bijeenkomsten om de positieve houding ten opzichte van de fusie te versterken waren het eerste gezamenlijke feest en een speciale kerstkoopavond in een aangekleed tuincentrum met koffie en gebak.

Om een organisatie te worden moeten ook de werkwijzen en communicatiestromen geharmoniseerd worden. Communicatiemanagement en ICT speelden hier samen een grote rol in, door het onderzoeken van best practices en de implementatie van een gezamenlijke gedragen werkwijze.

De rode draad in dit geheel is de vraag hoe je ervoor zorgt dat medewerkers zich verbonden voelen met de nieuwe organisatie. Dichtbij communicatie praatte met medewerkers over de bouwstenen die de organisatie maken. Dit waren inspirerende sessies zeker voor mijn, aangezien ik niet eerder in deze sector werkte. Met de inzichten uit de verhalensessies is een nieuw organisatieverhaal geschreven dat de overeenkomsten tussen de drie vroegere organisaties benadrukt en tegelijkertijd de identiteit van de nieuwe kinderopvangorganisatie Dichtbij definieert.

Nieuw verhaal, nieuwe naam, nieuwe huisstijl
De medewerkers waren enthousiast over het nieuwe verhaal van de organisatie, ontstaan uit hun eigen ervaringen, gevoelens en woorden. Het organisatieverhaal werd ook gebruikt als briefing voor de ontwikkelaar van een nieuwe naam. Het management reageerde positief op het eerste voorstel voor een nieuwe naam, de locatiemanagers waren minder enthousiast. Omdat het belangrijk is dat een nieuwe naam gedragen wordt door de hele organisatie, kwam er een extra feedbackronde. Uiteindelijk kwam de naam “Dichtbij” naar voren als een mooie en passende naam.

Bij deze nieuwe naam hoort natuurlijk ook een mooie en passende huisstijl. Een externe ontwerper droeg hier zorg voor en maakte er een die is gebruikt voor het ontwerpen van nieuwe middelen; van pennen, opschrijfboekjes en posters tot borden voor de locaties en bedrijfsjassen en -hesjes. De nieuwe bebording had wat logistieke voeten in de aarde. Er waren nieuwe naamborden, nodig voor maar liefst 68 locaties, elk met zo zijn eigen conventies voor bebording. Ook de ontwerpen voor jassen en hesjes voor medewerkers en kinderen moesten natuurlijk aan verschillende eisen voldoen. De kleding moest warm zijn, maar ook weer niet té en er goed uitzien bij alle mensen. Gelukkig werden al deze uitdagingen aangegaan met volharding en de nodige humor. Het doel was het creëren van een positieve houding ten opzichte van de fusie. Dat is gelukt.

Kers op de taart: de website
Te midden van al die werkzaamheden is het ook nog gelukt om een dag voor het aflopen van mijn opdracht een nieuwe website voor Dichtbij in de lucht te hebben. ‘Dat doen we in een week of acht’ dacht ik heel optimistisch eind december. Uiteindelijk hadden we toch twaalf weken nodig. Een goede website maken kost tijd. Zeker als de content inhoudelijk moet worden afgestemd met collega’s en sommige beleidskeuzes nog moeten worden gemaakt. Tien dagen voor oplevering hebben we met het team nog de laatste locatiefoto’s gemaakt. Iedere locatie heeft recht op mooie foto’s. Je wilt daarin niemand achterstellen.

Arbeidsmarktcommunicatie
Ook de kinderopvang is op zoek naar veel nieuwe medewerkers. Met de afdeling communicatie hebben we in juni 2022 een gezamenlijke wervingswebsite voor de – toen nog - drie organisaties opgezet. Online- en offlinecampagnes die we draaiden zorgden voor een sterke groei in het aantal bezoekers van de website. Daarnaast hebben we de organisatie van inloopavonden geprofessionaliseerd, zodat er voldoende tijd en content is om de juiste mensen aan te trekken. Ook op LinkedIn hebben we de nodige aanpassingen gedaan, van alleen maar vactures naar een combinatie van vacatures en verhalen over mensen in de organisatie.

Inspiratie
En dit is nog maar een deel van het werk en de projecten die we als communciatieteam hebben gedaan in het afgelopen jaar. We hebben natuurlijk ook gewerkt aan onze eigen vaardigheden en teambuilding en andere afdelingen ondersteund bij hun communicatie met advies. We hebben plannen ontwikkeld, teksten geredigeerd, nieuwsbrieven geschreven en in samenwerking met locatiemanagers openingen van nieuwe locaties georganiseerd. Zoveel projecten die naast elkaar lopen vereisen ook veel op het gebied van projectmanagement en afstemming. Al met al was een heel inspirerend jaar, doordat ik middenin de verandering werkte en daar als communicatiemanager ook een duidelijke bijdrage aan kon leveren op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ik vond het ook mooi om te kunnen zien hoe bestuurders en managers omgaan met grote veranderingen en de organisatie op koers houden.